Enam Langkah Sederhana Menulis Surat Resmi dan Contohnya

Dunia persuratan (baca administrasi) kadang membuat beberapa orang resah. Sebab, tidak semua dari kita mampu menulis surat, meski sebetulnya, teknik menulis surat ini telah dipelajari sejak duduk di bangku SD. Waktu itu kita mungkin ditugaskan membuat surat kepada teman yang jauh atau minimal surat izin. Kemudian di bangku SMP, kita kembali betemu dengan tugas surat itu, lalu di bangku SMA, tugas membuat surat semakin rumit saja. Namun, adakah pernah tertinggal pelajaran-pelajaran tersebut di kepala kita?

Saya berani mengatakan bahwa pelajaran semacam itu hampir tidak membekas sama sekali, sebabnya sederhana, kita tidak suka menulis, terlebih menulis surat. Semua kebutuhan kita ihwal surat ada yang menyelesaikannya. Di bangku SD dan SMP, saat kita sakit, yang menulis surat izin adalah orang tua. Baru mungkin ketika kita SMA hungga dudk di bangku perguruan tinggi, kita sadar bahwa surat merupakan hal penting di negeri ini. Seluruh urusan-urusan yang bersifat resmi menjadikan surat sebagai medianya, seolah suratlah yang menjadi legalitas sah tidaknya suatu urusan. Ingin meminta bantuan dana, ditanya "mana suratnya?" ditilang polisi, ditanya "mana surat-suratnya?", ingin ujian skripsi, diminta surat, bahkan mau menikah pun harus ada suratnya. Suratlah yang menentukan sah atau legal tidaknya suatu hal.

Sebetulnya kita tidak perlu menaruh khawatir berlebih, atau menganggap surat sebagai sesuatu yang mengerikan. Surat sebetulnya sangat erat dengan keseharian kita, hingga di dunia maya pun, interaksi melalui pos-el dengan seseorang yang jauh juga sebetulnya adalah sebuah aktivitas surat-menyurat. Kita saja yang sebetulnya malas untuk tahu sehingga kita memang tidak ingin tahu. Ingat sebuah kutipan, manusia itu takut pada hal yang tidak diketahuinya. Kita takut pada surat karena kita tidak tahu dan tidak kenal pada surat itu. 

Jika setelah membaca tulisan di atas lantas kamu masih tidak ingin membuat surat, berarti tulisan ini bukan untuk anda. Saya akan membagikan beberapa cara sederhana untuk memulai membuat surat.

1. Pastikan kamu tahu surat apa yang ingin kamu buat. Surat memiliki banyak jenis, ada surat yang bersifat resmi dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga, sementara ada pula surat pribadi yang tentu dikeluarkan oleh diri kamu sendiri. Nah, surat yang dikeluarkan oleh lembaga itu, menggunakan kop surat khas lembaga tersebut. Tahu kop surat kan? Sejenis pengantar mengenai lembaga/instansi yang mengeluarkan surat, terletak di bagian paling atas surat, dan dipisah dengan garis. Bagaimana dengan surat pribadi? Ini tentu tidak membutuhkan kop surat.

Contoh kop surat. Sumber rs.unhas.ac.id

2. Surat resmi biasanya diberikan padamu dalam keadaan telah jadi, alias kamu tinggal mengunakannya saja. Orang yang mengetikkan surat adalah staf dari lembaga tersebut, karena merka tentu sudah punya format patennya, kamu tidak perlu repot-repot. Beda kalau kamu (yang membaca tulisan ini) adalah seorang staf dari sebuah lembaga yang disuruh membuat sebuah surat, tapi karena kamu tidak tahu, kamu malah mencarinya di Google dan menemukan tulisan ini :D Lalu kalau kamu ingin menulis surat secara pribadi, biasanya adalah surat yang bersifat pernyataan (Surat Pernyataan), nah saya akan tampilkan contohnya di bawah, kamu bisa mengik
uti formatnya, tapi jangan mengikuti isinya yah, sebab yang di bawah hanya contoh. 

3. Di dalam surat resmi suatu lembaga, selalu ada kata 'Perihal:' atau 'hal:', yang perlu kamu tulis di situ adalah untuk apa surat itu dibuat? Misalnya, surat itu adalah untuk mencairkan dana atau anggaran, maka di perihal tersebut kamu tulis 'permohonan pencairan dana' dan sebagainya.

4. Kamu bingung dengan no. surat? No. surat dibuat oleh bagian administrasi suatu lembaga. Bagi kamu yang kebetulan kerja di bagian tersebut, kamu harus perhatikan pola penulisan no. suratnya. Tapi bagi kamu yang hanya ingin menulis surat pribadi, rasanya tidak perlu kamu menomor semua surat masuk dan surat keluarmu hehehe

5. Tulislah surat apa adanya. Ini untuk bagian isi surat. Baisa ada yang bingung mengenai apa yang harus saya tulis di bagian isinya? Sederhana saja, tulislah pembukaan terlebih dahulu (biasanya salam atau ucapan selamat atau ucapan apa pun yang sopan dan membuat pembacanya bahagia) terus tulislah peruntukannya secara to the point, disertai beberapa penjelasan. Lalu terakhir, penutup. Mudah kan?

6. Jangan lupakan tanggal (meski biasanya ditulis di atas, namun tidak masalah jika juga ditulis di bagian bawah), juga penulis surat dan tanda tangannya. Ingat, sebuah surat tentu ada pengirim dan penerimanya. Penerima tentu ditulis di bagian awal surat biasanya dengan frasa "Kepada Yth" bagi surat resmi, lalu pengirim ditulis di bagian akhir surat beserta tanda tangannya (dalam surat resmi, tanda tangan ini keharusan, surat tanpa tanda tangan itu tidak ada harganya sama sekali) selain tanda tangan, biasanya juga ada stempel bagi lembaga dan pada umumnya dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan (jangan terbalik yah, biasanya stempel di kanan itu hanya bagi amatiran yang tidak mengerti dunia persuratan). Kecuali kalau suratnya bersifat pribadi, tidak perlu ada stempel khusus tanda tangan, namun sebagai gantinya, tanda tangan tersebut dibubuhkan di atas materai (biasanya materai 6.000) sebagai bukti legalitas.

Jadi seperti itu kira-kita beberapa tips sederhana membuat surat resmi baik keluaran lembaga, maupun pribadi. Sesuai janji saya, di bawah ini contoh surat resmi yang bersifa pribadi

SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda-tangan di bawah ini,

Nama: Andi Batara Al’Isra, M

Nama Pena: Batara Al Isra

Judul Naskah Puisi: Kepada Penenun Tapis

Menyatakan bahwa naskah yang saya kumpul untuk diikutkan dalam lomba cipta puisi nasional Karakatu Award oleh pemerintah Provinsi Lampng merupakan karya asli sendiri, bukan saduran atau plagitasi. Jika di kemudian hari saya dinyatakan melakukan pelanggaran, maka saya siap menerima sanksi yang ditentukan oleh panitia penyelenggara.

Hormat Saya,

 (materai) TTD

Batara Al Isra